หลักการและหน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ

หลักการของการฝ่ายจัดซื้อ

1. การแบ่งกลุ่มของซัพพลายเออร์ (Supplier Classification)  

• แยกประเภทของซัพพลายเออร์เป็น trading, autorized distributor, manufacturer และร้านค้าปลีก  
• ศึกษาข้อมูลผู้ผลิตและผู้ขายอย่างละเอียด
• การให้น้ำหนักการซื้อ เป็นการระบุถึงความเสี่ยงของซัพพลายเออร์แต่ละราย  เพื่อใช้ตัดสินใจในการเลือกที่จะสั่งสินค้า และช่วยลดความเสี่ยงจากการซื้อขาย
  โดยความเสี่ยงของ supplier ที่อาจจะเกิดขึ้นได้แก่
• ของไม่ตรงตามสเป็ค   
• ของส่งไม่ตรงเวลา
• การถูกยกเลิกออเดอร์กระทันหัน
• มาตรการที่ใช้ลดความเสี่ยง
• ความเสี่ยงที่ได้ของไม่ตรงสเป็ค - ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ในการจัดลำดับและระบุถึง Quality ของซัพพลายเออร์ , สำหรับซัพพลายเออร์ที่มีแนวโน้มว่าส่งของผิดสเป็คอยู่เป็นประจำ จะต้องระบุถึงความเสี่ยงที่รุนแรง และไม่ควรจะถูกสั่งซื้อ (ยกเว้นมันหาไม่ได้จริงๆ ก็ต้องรับความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นได้) 
• ความเสี่ยงที่ สินค้าส่งไม่ตรงเวลา - ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่ในการป้องกันไม่ให้เกิดเหตุการที่ได้รับของจากซัพพลายเออร์ที่ส่งของไม่ตรงเวลา และเป็นเหตุให้เกิดผลเสียต่อการขาย หรือ การผลิต,  ความเสี่ยงนี้จะทำให้ลดลงได้จากการที่มีระบบบริหารจัดการที่ดี ได้แก่
• การตั้งเวลาที่เหมาะสม - ถ้างานไหนไม่ชัวร์หรือมีความเสี่ยงในการได้รับสินค้าล่าช้า ต้องประสานงานให้ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต หรือ ผู้ที่เกี่ยวข้องรับทราบ เพื่อจะได้ทำการเลื่อนลูกค้าตั้งแต่ต้น
• การติดตาม - การติดตามสถานะของสินค้าของซัพพลายเออร์จะช่วยลดความเสี่ยงลงได้บ้าง เช่น ขณะนี้งานไปถึงในขั้นตอนใด ประมาณการเวลาที่จะได้รับของยังตรงเวลาอยู่หรือไม่
• การเผื่อเวลาไว้เล็กน้อย - แม้ว่าซัพพลายเออร์จะรับปากเรา แต่เราควรจะเผื่อเวลาไว้เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ เช่น ของผิดสเป็ค หรือ ของใช้งานไม่ได้ หากงานนั้นไม่ได้เป็นงานด่วนที่ลูกค้าไม่สามารถรอได้
• ความเสี่ยง ของการถูกยกเลิกออเดอร์กระทันหัน - เป็นอุบัติเหตุของซัพพลายเออร์ แต่ฝ่ายจัดซื้อควรมีการตั้งแผนสำรองเช่น มีซัพพลายเออร์ที่สามารถใช้งานฉุกเฉินได้ในมือ อาจจะต้นทุนด้านราคาสูงกว่า แต่สามารถช่วยให้ส่งงานได้ทันที่รับปากลูกค้าไว้

ฝ่ายจัดซื้อมีหน้าที่รับผิดชอบในคุณภาพของการทำ Supplier Classification และส่งผลต่อความน่าเชื่อถือของบริษัท หากมีการบริหารจัดการที่ดี ก็จะสามารถช่วยลดความเสี่ยงที่จะมีผลเสียต่อบริษัทได้

2. การเจรจาต่อรอง สำหรับฝ่ายจัดซื้อนั้นถือเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากช่วยให้บริษัทมีผลกำไรมากขึ้น
แต่มีข้อที่ต้องควรระวังว่า การต่อรองที่มากเกินความเป็นไปได้  คุณอาจจะถูกย้อมแมวขายโดยไม่รู้ตัว  และเงื่อนไขบางอย่างที่สำคัญจะถูกลดทอนลง  เช่นการรับประกัน  การบริการหลังการขาย  ซึ่งการต่อรองนั้นจะต้องวางบนเหตุและผลที่เกิดความสูญเสียน้อยที่สุด  เช่น หากต้องการซื้อสินค้าชนิดหนึ่ง  ซึ่งเหมือนกันทุกอย่าง  แต่เจ้าหนึ่งรับประกัน 3 ปี  free off-charge ทุกอย่าง  อีกเจ้าก็ 4 ปี (แต่บนเงื่อนไขที่คุณเสียเปรียบในการเคลมอย่างมาก  เช่นต้องเสียค่าเคลมเอง  ค่าส่งที่ชาร์จแพง)  เพราะฉะนั้นการตัดสินใจเลือกแบบประกัน 3 ปี เรียกว่าเป็นการจัดซื้อที่ดี  
การจัดซื้อที่ดีไม่ใช่ซื้อของได้ถูก แต่ต้องได้ของที่คุ้มค่าที่สุด

3. การแบ่งสัดส่วนของออเดอร์ให้แก่ซัพพลายเออร์หลายราย  ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม  หากคุณต้องซื้อของปริมาณเยอะ ๆ และซื้อมาหมดไป  ต้องซื้อใหม่ตลอด (consume) คุณต้องเลี้ยงซัพพลายเออร์ไว้  เช่นว่า  แบ่งออเอร์เป็น 70% ให้เจ้าที่ถูกกว่า  และ 30% ให้เจ้าที่แพงกว่าเป็นอันดับสอง  เพราะหากเกิดกรณีที่เจ้าแรกของขาดสต๊อกกระทันหัน  คุณจะสามารถเรียกสินค้าสำรองจากบริษัทที่สองได้  ซึ่งจะลดการเกิดปัญหาต่อการผลิต  ถือว่าเป็นวิธีการทำที่ถูกต้อง  

แต่ในหลาย ๆ บริษัทที่มองว่าจะเอาแต่ของถูก  ซื้อ 100% จากซัพพลายเออร์ที่ถูกกว่า แต่พอของขาดจะมาเรียกเอาจากเจ้าที่สอง  เค้าก็ไมมีของให้  เพราะเค้าคิดว่าของชิ้นนี้เป็นของที่สต็อกไม่ได้ เพราะสต็อกสินค้าไปก็ขายไม่ได้ คราวนี้มันก็จะส่งผลต่อการผลิตหรือการขายของบริษัททันที

4. การประเมินค่า KPI ของซัพพลายเออร์แต่ละเจ้าทุกปี  โดยการประเมินแบบให้น้ำหนัก (ซึ่งขึ้นอยู่กับองค์กรนั้น ๆ)  และการอัพเดทสถานะของซัพพลายเออร์  เพราะบางทีใกล้เจ๊ง  รับเงินวางดาวน์ไปแล้วปิดบริษัททิ้งซะงั้น (เช่นงานโครงการ)  คุณแหละคือคนถูกมองว่าผิดคนแรก

5. การหาซัพพลายเออร์ใหม่ ๆ อยู่เสมอ  ไม่ใช่เพียงแค่องค์กรที่จะได้มูลค่าเพิ่มจากตัวคุณ แต่เป็นตัวของฝ่ายจัดซื้อเองที่จะมีคอนเนคชั่นใหม่ๆ และจะทำให้คุณมีคุณค่าต่อองค์กรสูงขึ้นอีกด้วย นอกจากการค้นหาซัพพลายเออร์ใหม่ๆแล้ว ยังจำเป็นที่จะต้องเข้าใจในสินค้าและบริการต่างๆของซัพพลายเออร์ จะทำให้คุณกลายเป็นกำลังสำคัญขององค์กรทันที เนื่องจากคุณมีแนวทางที่จะใช้แก้ไขปัญหาให้กับลูกค้าขององค์กรเป็นจำนวนมาก หรือพูดง่ายๆคือคุณจะกลายเป็นเสมือนที่ปรึกษาของบริษัทกันเลยทีเดียว ดังนั้นจงหมั่นศึกษาสินค้าและบริการให้มากที่สุด
เมื่อลูกค้าของเรามีปัญหา คุณจะเป็นคนแรก ที่ฝ่ายขาย ฝ่ายบริการลูกค้า จะเข้ามาปรึกษา

6.) การหาสินค้าเพื่อแก้ไขปัญหาให้ลูกค้า โดยสินค้าที่จัดหาอาจจะช่วยในการ
- ทดแทนสินค้าที่มีปัญหา  
- ทดแทนสินค้าหายาก ซึ่งสามารถใช้งานได้ไม่ต่างกัน 
- ทดแทนสินค้าที่มีราคาสูง แต่มีคุณภาพเหมือนๆกัน 
ดังนั้นคุณต้องรู้จักการทดแทนสินค้าโดยไม่ทำให้เสียคุณภาพเดิมไป จงเรียนรู้ในสิ่งใหม่ๆ เพิ่มเติมทุกวันๆที่ทำงาน

6. อย่าตวาด  อย่าแสดงท่าทีหยาบคายต่อซัพพลายเออร์  หรือมองว่าเค้าไม่ใช่คน (หลายที่มองเซลเป็นหมาเลย)
เนื่องจากหน้าที่ของเรา จำเป็นต้องติดต่อกับผู้อื่น หากคุณต้องการให้ผู้อื่นปฎิบัติต่อเราเช่นไร เราควรปฎิบัติต่อเขาเช่นนั้น รู้จักการให้เกียรติ ปฎิบัติตัวต่อผู้อื่นด้วยความสุภาพ และนั่นจะกลายเป็นอาวุธที่สำคัญของฝ่ายจัดซื้อเลย

การพูดจาด้วยความสุภาพ มิได้หมายความว่าคุณจะอ่อนแอ ตกเป็นเบี้ยล่างตลอด เพียงแต่คุณต้องไม่ใส่โทสะลงในการสนทนา ควรอาศัยความเด็ดขาดบนเหตุผลที่เหมาะสม  ไม่ดื้อดึงเอาแต่ใจ  เพราะเมื่อซัพพลายเออร์ไม่พอใจ  คุณอาจจะโดนเค้าก็เล่นงานคุณจนออกจากบริษัทได้ (อย่านึกว่าทำไม่ได้ครับ  มีหลายที่จัดซื้อร้องไห้ออกจากห้อง ผจก. ต่อหน้าเซลเลย) 


สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ ของฝ่ายจัดซื้อ

 หากคุณกำลังทำงานอยู่ฝ่ายจัดซื้อ ลองมาทบทวนกันอีกครั้ง (กันลืม) ดีกว่า ว่าสำหรับในหน้าที่พนักงานฝ่ายจัดซื้อ มีอะไรบ้างคือสิ่งที่คุณควรปฎิบัติ (Do) และไม่ควรปฏิบัติ (Don’t)

 Do 

1. เก็บทะเบียนประวัติและแคตตาล็อกสินค้าต่างๆ ของผู้ขาย
2. กำหนดคุณลักษณะของสินค้าที่ต้องการให้แน่นอน โดยสอบถามรายละเอียดจากผู้ที่ต้องการใช้สินค้านั้นๆ ให้ครบถ้วน สิ่งที่ควรระบุ เช่น
• ตราสินค้าหรือยี่ห้อสินค้า อาจระบุชื่อสินค้าไว้ประมาณ 2-3 ชื่อ พร้อมทั้งควรเปิดโอกาสให้กับตราสินค้าอื่นๆ โดยระบุว่า “หรือที่มีคุณภาพเทียบเท่า” 
• บอกคุณลักษณะที่เฉพาะเจาะจง, มาตรฐานของสินค้า และข้อกำหนดต่างๆ ในการใช้งาน 
• มีตัวอย่างสินค้าให้ผู้ขายดู 


3. ศึกษาข้อมูลของชนิดของสินค้าที่ต้องการแล้วนำไปเปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละตราสินค้าที่ผู้ขายนำเสนอมาอย่างถี่ถ้วน 
4. หลีกเลี่ยงการสั่งซื้อของ “ด่วน” เพราะจะทำให้เราเป็นรองกับผู้ขายสินค้าทันที 
5. มีแบบฟอร์มการสั่งซื้อที่เป็นมาตรฐาน 
6. มีการบันทึกผล กำหนดการส่งของ เวลา จำนวนในการส่ง และการทำสัญญา 
7. หาผู้ขายจากบันทึกที่เคยสั่งสินค้าด้วยกันทำให้ลดความเสี่ยงที่จะเจอผู้ขายที่ประวัติไม่ดี 
8. ให้นโยบายการสั่งซื้อแก่ผู้ขาย ผู้ขายจะได้ปฏิบัติถูกต้อง 
9. ออกเยี่ยมเยียนผู้ขายเพื่อเป็นการผูกสัมพันธ์ที่ดี และยังทำให้เราทราบถึงสภาพของกิจการของผู้ขายนั้นๆ อีกด้วย 
10. จ่ายเงินให้ตรงเวลา 

Don’t 

1. ไม่ควรกำหนดวันส่งมอบที่เป็นไปไม่ได้ เช่นสั่งเช้าต้องการตอนบ่าย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นสินค้าบิ๊กล็อต 
2. ไม่ควรเก็บสต็อคไว้มากๆ จะทำให้ขาดเงินทุนหมุนเวียน และเปลืองเนื้อที่ 
3. ไม่ควรเชื่อข่าวลือต่างๆ จากทางผู้ขายง่ายๆ ว่าสินค้ากำลังจะขึ้นราคาให้เรารีบสั่งซื้อสินค้ากักตุนไว้ ควรที่จะตรวจสอบที่มาของข่าวให้แน่ชัด 
4. ไม่ควรมีการเปลี่ยนแปลงคำขอซื้อหรือข้อกำหนดต่างๆ โดยไม่จำเป็น 
5. ไม่คาดหวังว่าผู้ขายจะส่งของได้ทันเวลาตลอดไป ควรมีแผนสำรองในกรณีที่ผู้ขายไม่สามารถส่งของได้ทันเวลา 
6. ไม่ควรตัดสินใจสั่งซื้อสินค้าโดยพิจารณาที่ราคาเพียงอย่างเดียว จงจำไว้ว่า “ของแพงไม่จำเป็นต้องดี และของดีก็ไม่จำเป็นต้องถูก” ลองพิจารณาจากหลายแง่มุม 
7. จรรยาบรรณของฝ่ายจัดซื้อเป็นสิ่งสำคัญ อย่าตัดสินใจสั่งซื้อสินค้านั้นๆ เพียงเพราะว่าเป็นเพื่อนกันหรือทางผู้ขายให้ผลประโยชน์ตอบแทนแก่เรามากกว่าเจ้าอื่น