องค์กรใดสามารถ ปรับเปลี่ยนกระบวนการให้มีประสิทธิภาพได้มากกว่า ก็ช่วยให้องค์กรนั้นได้เปรียบในด้านการแข่งขันเชิงธุรกิจที่มากกว่าไปด้วย
โดยการจัดทัพ ปรับกระบวนท่าของเรา ขอกระจายออกเป็น 3 ส่วนหลักๆ
1. มุมมองของการออกแบบกระบวนการ (Process Design Perspective)
่ก่อนทำการออกแบบนั้น เราต้องหันมาพิจารณาสิ่งที่เรามีซะก่อน แบบที่ในซุนวูได้กล่าวเอาไว้ในตำราพิชัยสงครามว่า "รู้เขา รู้เรา รบร้อยครั้ง ชนะร้อยครั้ง" ดังนั้นก่อนจะเราควรที่จะรู้จักตนให้ดีเสียก่อนว่า องค์กรเรามีอะไร ที่จะไปแข่งกับคนอื่นบ้าง โดยกูรูต่างๆ เขาสร้างเครื่องมือมาให้เรานำมาใช้วิเคราะห์ตัวตนของเรา อาทิ
- 5W1H : เครื่องมือตัวนี้ใช้วิเคราะห์ปัญหา ดังนั้นเราสามารถเอามาประยุกต์ใช้เพื่อวิเคราะห์องค์กรของเราเอง ว่า ตอนนี้ เราทำอะไร - มีอะไร (what) อยู่ที่ไหน-ตลาด-แหล่งวัตถุดิบ (where) ขาย-ซื้อ-credit เมื่อไหร่ (when) ใครคือลูกค้าเรา (who) เราทำมันอย่างไร (how) เมื่อท่านเข้าใจตัวเองแล้วก็สามารถ ออกแบบเพื่อจะปรับตัวเองให้เหมาะสม สอดคล้องต่อความต้องการของลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- SWOT : เพื่อหาจุดอ่อน-จุดแข็ง ของตัวเอง หากตัวเองไม่มีจุดแข็ง อาจจะถอยออก หรือหากมองเห็นโอกาส (Opportunity) ก็เร่งหาจุดแข็งมาเสริม แต่ถ้ามีแต่จุดอ่อนและภัยคุกคาม (Threat) ก็ถอยออกได้เลยครับ เดินไปต่อก็เสียกับเสีย
จากนั้นก็ลองมาสร้าง แผนภาพความสัมพันธ์ของกระบวนการภายในองค์กร เพื่อจัดทำข้อกำหนดของกระบวนการให้ชัดเจน เพื่อสร้างความเข้าใจในหน้าที่และรายละเอียดของงาน ให้กับพนักงานทุกคน ทุกระดับชั้น เพื่อให้งานแต่ละส่วนดำเนินการไปได้อย่างถูกต้อง ตรงตามเป้าหมาย ตรงตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ได้ตั้งไว้ และต้องนำข้อกำหนดต่างๆที่ระบุไว้ของแต่ละกระบวนการ มาสร้างเป็นตัวชี้วัด (KPI) ในการทำงานด้วย ซึ่งสิ่งนี้จะถูกใช้เป็นกรอบเพื่อออกแบบในรายละเอียดของกระบวนการได้อีกด้วย
หลังจากออกแบบกระบวนการ ตามวัตถุประสงค์ที่ได้วางไว้แล้ว ก็นำขั้นตอนต่างๆเหล่านั้น มาดูว่าส่วนไหนควรจะต้องใช้แบบฟอร์ม หรือเอกสารอย่างไร , กำหนดทรัพยากรที่ต้องใช้ในกระบวนการเหล่านั้น , จัดตั้งผู้รับผิดชอบให้กับงาน , กำหนดวิธีควบคุมให้งานเป็นไปตามกำหนด , สร้างรูปแบบ วิธีที่จะใช้ในการตรวจสอบทั้งในแง่ของกระบวนการ และ ผลลัพท์ที่ได้จากกระบวนการ จากนั้นนำมาทดลองปฎิบัติและตรวจสอบ แล้วก็ปรับปรุงแก้ไขต่อไป
หลังจากกระบวนการต่างๆที่ได้ค่อนข้างจะเสถียรคือไม่ต้องปรับเปลี่ยนอะไรบ่อยๆแล้ว สิ่งสำคัญที่จะต้องทำตามมาก็คือการจัดทำเป็นเอกสารมาตรฐานของการทำงาน เพื่อบันทึกช่วยในการบริหารและใช้อ้างอิงสำหรับพนักงานที่เข้ามาใหม่ต่อไป
อ่านต่อตอนที่ 2
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น